Home Office nie je dovolenka

Koronavírus a home office

      V tejto “koronadobe” sa často skloňuje slovo home office.

Je super, že mnohé firmy a inštitúcie, aby chránili svojich zamestnancov, ale aj klientov, umožnili svojim ľuďom prácu z domu.

Home office nie je žiadna novinka. Veľa zamestnávateľov to uvádza ako svoj benefit, ktorý má svoje výhody, ale rovnako je to aj príležitosť na zneužitie/využitie systému (ktorú možnosť si vybral práve Váš zamestnanec, zistíte čoskoro). Niektorí si karanténny home office “mýlia” s dovolenkou. Veľa však záleží na postoji zamestnanca a na vytvorenom systéme konkrétneho lídra.

Ženy to dokonca môžu mať oveľa náročnejšie. Ak majú doma deti a aj manžela, tak sa z nich veľmi rýchlo stanú kuchárky, upratovačky a k tomu všetkému je ešte potrebné plniť pracovné úlohy od zamestnávateľa.

V tomto blogu sa pozrieme na efektivitu home office, z pohľadu zamestnanca, ale aj z pohľadu manažéra.

Ako to celé zvládnuť? Ako zaujať správny postoj? Ako sa v tom nestratiť?

     Tým, že častokrát pracujem z domu, musel som si na to doslova zvyknúť. Spočiatku som mával pocit, že mám “voľno”. Až kým som sám nepocítil, že som buď niečo za ten deň alebo týždeň nestihol alebo dokonca, že sa mi to odzrkadlilo na výsledkoch. Potom som si uvedomil, že práca z domu (respektíve mimo dohľadu svojho manažéra) má svoje zásady. Ak ich dodržím, dokážem byť efektívnejší, pomôže mi to mať čas aj pre seba, pre rodinu a rovnako dosahovať lepšie výsledky.

ZÁSADY HOME OFFICE

Ako efektívne využiť home office

1. SEBADISCIPLÍNA

Zrazu máš “voľný čas”, prichádza pocit, že si môžeš dovoliť aj niekedy polaviť. Omyl. Naopak, mnoho ľudí, ktorí začali pracovať z domu mi hovorí, že nejak rýchlejšie im to doma ubieha a dokonca “nestíhajú”.

2. ÚLOHY A CIELE

Najdôležitejší je cieľ, na základe ktorého si definuješ úlohy, ktoré potrebuješ urobiť. Očísluj si ich podľa dôležitosti, na konci dňa bude jednoduchšie vyhodnotiť, čo malo byť hotové a čo počká do nasledujúceho dňa.

3. HARMONOGRAM DŇA

Priprav si už vopred presný plán dňa, napríklad:

6:30 budíček, potom ranná hygiena, šport, raňajky

8:00 – 12:00 práca (zadefinuj si úlohy a agendu)

12:00 – 13:00 obed

13:00 – 17:00 práca (znova si definuj úlohy a agendu)

Od 17-tej čas na rodinu, záľuby, vzdelávanie sa a pod….

4. KOMUNIKÁCIA

Tam, kde je to možné, pre spojenie s kolegami, klientami alebo svojim manažérom využívaj telefonické alebo video hovory. Dnes existuje niekoľko bezplatných aplikácií, ktoré Ti dokonca umožňujú skupinové videohovory. Ušetríš tým čas sebe, aj ostatným. Z vlastnej skúsenosti však viem, že si to mnohokrát vyžaduje väčšie sústredenie ako osobné stretnutia a je to často unavujúce. Preto to odporúčam striedať s inou agendou.

5. KONCENTRÁCIA

Nedovoľ, aby Ťa rozptylovalo prostredie, ľudia, dokonca ani rodina. Práve členovia rodiny majú pocit, že “veď si doma” a môžeš im byť k dispozícii. Toto býva častou príčinou toho, že namiesto 8 hodín, robievame neskoro do noci a nestíhame to, čo sme mali v agende na daný deň.

6. VZDELÁVANIE

Využi čas na svoje vzdelávanie. Ak nemáš práve žiadne pracovné povinnosti alebo nevybavuješ pracovnú agendu, využi svoj čas na sebarozvoj. Vďaka on-line svetu sa nám otvárajú možnosti, aké predtým neboli. Máš k dispozícii rôzne on-line kurzy, vebináre, videá, zaujímavé články. Hľadaj vzdelávanie či už v Tvojej profesionálnej oblasti alebo v oblasti motivácie, predaja, manažmentu a podobne. Alebo si vezmi do ruky knihu a prečítaj aspoň jednu kapitolu, ktorá Ťa inšpiruje a pomôže Ti lepšie sa nasmerovať v profesionálnom alebo súkromnom živote.

7. NÁSTRAHY HOME OFFICE

Ustriehni si mimopracovné aktivity ako:

Sociálne siete, počasie, neplánované stretnutia s priateľmi, záľuby, upratovanie, varenie, seriály…Všetko je to o prvom bode – sebadisciplíne. Viem láka to, keď je vonku pekné počasie, išiel by som na bicykel, alebo si zabehať, alebo sa stretol s kamošom. “Veď potom si to dorobím…” Niekoľkokrát som si to povedal a bolo to veľmi ťažké potom doháňať.

Ale ak si dáš vopred do svojho harmonogramu (bod 3) niektorú z týchto činností, kľudne to urob. Len maj na to naozaj vyhradený čas.

LÍDER A HOME OFFICE

Ak si manažér, líder tímu ľudí, ktorí využívajú home office, pamätaj, že ak nemáš denne pod kontrolou aktivity ľudí vo svojom tíme, veľmi ťažko budeš môcť dosahovať žiadané výsledky. Pre svoju vlastnú spokojnosť a spokojnosť ľudí, ktorí využívajú home office, takisto dodrž pár zásad.

1. Zadefinuj si ciele a požadované výsledky na daný deň.

2. Poznaj harmonogram dňa ľudí, ktorí sú na home office.

3. Na začiatku pracovnej časti dňa si zadefinujte úlohy a agendu, ktorú je potrebné v daný deň splniť.

4. Popoludní (na konci pracovnej časti dňa) si skontroluj, ktoré úlohy a ako boli splnené.

5. Rob si pravidelné vyhodnotenia úspešnosti a efektivity home office ľudí vo svojom time.

NA ZÁVER…

Výhody, ktoré vidím pri home office:

• šetríme čas a peniaze na presun do práce a z práce
• šetríme čas na presun na obed
• vieme si rozdeliť svoj pracovný čas podľa vlastných potrieb
• vyššia efektivita, ak dodržím všetky zásady
• nezaberáme metre štvorcové na pracovisku a je možné ich využiť na niečo iné, poprípade, firmy majú možnosť znížiť náklady napríklad menšími priestormi
• kontakt so svojimi blízkymi
• možnosť vyriešiť si aj súkromné veci, ak to mám zadefinované vopred, v harmonograme dňa

Nevýhody, ktoré môžu byť nástrahou:

• môže chýbať práve to pracovné prostredie
• chýba priamy kontakt s kolegami na pracovisku
• nemožnosť priamej komunikácie s kolegami na pracovisku, čo môže predlžovať niektoré procesy
• chýba priamy kontakt s manažérom alebo lídrom tímu
• udržanie sebadisciplíny

Na pracovnej zmluve a životopise sa nedá stavať doslova. Práve v krízových situáciách, kedy sme odkázaní na vlastné rozhodnutia, sa odkrýva naša skutočná osobnosť, nielen ako človeka, ale aj zamestnanca. Pri home office veľa záleží na Tvojom charaktere, prístupe a zodpovednosti voči sebe, svojmu zamestnávateľovi, úlohám, ktoré je potrebné splniť.

Táto doba nám práve prinesla možnosť si vyskúšať, aká bude efektivita a produktivita ľudí pri práci z domu, respektíve mimo kontrolovaného priestoru zamestnávateľa, kde na nás šéf “nepozerá” a sme zodpovední sami za seba. Ukáže nám aj to, či vďaka smerovaniu digitálnej doby k home office môžeme dosahovať vo firmách lepšie výsledky.